Ulga badawczo-rozwojowa dla zwykłego biznesu
2024-09-20 13:20

Poszukując drogi do zmniejszenia swoich przelewów do urzędu skarbowego przedsiębiorcy mogą skorzystać z ulg podatkowych. Ulgi podatkowe to sprawdzone sposoby na bezpieczne oszczędzanie pieniędzy na podatkach.

Przy czym widząc ulgę badawczo-rozwojową podatnicy mogą zastanowić się czy to odliczenie jest dla nich czy też tylko dla firm zaangażowanych w poszukiwanie życia na Marsie. Treść przepisów i definicje ustawowe mogą tylko pogłębiać zwątpienie w dostępność ulgi B+R dla zwykłych śmiertelników.

Prawda jest jednak taka, że z ulgi badawczo-rozwojowej skorzystały: piekarnia, firma budowlana, producent obuwia, tłumacz lub firma spawalnicza. Każda z tych firm spełniła warunek prowadzenia działalności badawczo-rozwojowej, tak samo jak startup, który pracuje nad recepturą zeroemisyjnego paliwa. I każdy z tych przedsiębiorców odliczył podwójne, a w niektórych przypadkach nawet potrójne koszty od podstawy opodatkowania. Nasz doradca podatkowy, Rafał Pazdyk skutecznie zastosował ulgę badawczo-rozwojową w wielu przedsiębiorstwach.

Po przeczytaniu tego artykułu może nadejść oświecenie i myśl: „zaraz zaraz, przecież ja jestem badawczo-rozwojowy od wielu lat”. I najlepsze jest to, że w takiej sytuacji, możecie odzyskać zapłacony podatek, ponieważ ulgę badawczo-rozwojową można rozliczać nawet do 5 lat wstecz w ramach korekty deklaracji podatkowych.

Na czym polega ulga badawczo-rozwojowa?

Podatnicy, którzy prowadzą działalność badawczo-rozwojową mogą odliczyć od podstawy opodatkowania dodatkowe koszty kwalifikowane poniesione na tę działalność. Koszty kwalifikowane to szczególna kategoria kosztów uzyskania przychodu, czyli wydatków już raz odliczonych od dochodów. Tym samym dochodzi do kolejnego odliczenia tych samych kosztów.

Działalność badawczo-rozwojowa to działalność twórcza obejmująca badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowana w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań.

Warto rozbić powyższą definicję na drobniejsze elementy, które łatwiej przegryźć.

Twórczość:

Twórczość wiąże się z powstaniem czegoś nowego. Działalność twórcza w ramach działalności badawczo-rozwojowej, zgodnie z Objaśnieniami MF ws. ulgi IP Box, przejawiać się może m.in.: opracowywaniem nowych koncepcji/narzędzi, rozwiązań niewystępujących dotychczas w praktyce gospodarczej podatnika lub na tyle innowacyjnych, że w znacznym stopniu odróżniają się od rozwiązań już funkcjonujących u podatnika. Krótko mówiąc, trzeba coś wykombinować.

W objaśnieniach MF stwierdził, że twórczość mierzona jest w skali przedsiębiorstwa podatnika. To właśnie dlatego ulga badawczo-rozwojowa może być wdrożona w konwencjonalnym biznesie. Nie chodzi o innowacje na skalę światową, krajową czy nawet powiatową. Twórczość prac odnosi się do dotychczasowych doświadczeń firmy. Oznacza to, że stworzenie czegoś, co funkcjonuje już na rynku, ale nie w ofercie naszej firmy jest twórcze. Tak samo jak udoskonalenie procesów wewnętrznych, które pozwoli firmie nadążać za konkurencyjnym rynkiem lub ograniczyć koszty albo nakłady pracy może być traktowane jako twórcze.

Systematyczność

Najbardziej właściwą definicją systematyczności prowadzenia działalności B+R jest definicja obejmująca prowadzenie działalności w sposób uporządkowany, według „pewnego systemu”, a spełnienie kryterium „systematyczności” danej działalności nie jest uzależnione od ciągłości tej działalności, w tym od określonego czasu przez jaki działalność taka ma być prowadzona, ani też od istnienia planu, co do prowadzenia przez podatnika podobnej działalności w przyszłości. Wystarczające jest, aby podatnik zaplanował i przeprowadził chociażby jeden projekt badawczo-rozwojowy, przyjmując dla niego określone cele do osiągnięcia, harmonogram i zasoby.

Badania naukowe lub prace rozwojowe

Badania naukowe są działalnością obejmującą:

1. badania podstawowe rozumiane jako prace empiryczne lub teoretyczne mające przede wszystkim na celu zdobywanie nowej wiedzy o podstawach zjawisk i obserwowalnych faktów bez nastawienia na bezpośrednie zastosowanie komercyjne;
2. badania aplikacyjne rozumiane jako prace mające na celu zdobycie nowej wiedzy oraz umiejętności, nastawione na opracowywanie nowych produktów, procesów lub usług lub wprowadzanie do nich znaczących ulepszeń.

Badania naukowe nakierowane są na zwiększanie zasobów wiedzy i zwykle dotyczą pracy naukowej, realizowanej przez podmioty ze świata nauki. Dlatego też nie będę rozwijał tych definicji.

Z kolei prace rozwojowe są działalnością obejmującą nabywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności, w tym w zakresie narzędzi informatycznych lub oprogramowania, do planowania produkcji oraz projektowania i tworzenia zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług, z wyłączeniem działalności obejmującej rutynowe i okresowe zmiany wprowadzane do nich, nawet jeżeli takie zmiany mają charakter ulepszeń.

W praktyce gospodarczej projekty B+R będą oparte o prace rozwojowe. Na podstawie definicji możemy wywnioskować, że chodzi w niej o praktyczne wykorzystanie swojej wiedzy lub doświadczeń do prac nad poszerzaniem lub udoskonalaniem swojej oferty. Ulepszanie swojego portfolio nie może odnosić się do rutynowych i okresowych zmian (np. naprawy błędów). Najlepiej, gdy ulepszenia zapewniają nowe funkcjonalności produktu lub usługi.

Co więcej, prace rozwojowe mogą być nakierowane na procesy wewnątrz firmy. Opracowanie lepszego systemu składania albo kompletacji zamówień, ograniczenie kosztów lub czasochłonności pracy czy automatyzacja pewnych działań również mogą kwalifikować się jako prace rozwojowe.

Koszty kwalifikowane

Katalog kosztów kwalifikowanych jest ściśle określony w ustawach. Są to związane z działalnością badawczo-rozwojową:

1. koszty pracownicze (pracownicy, zleceniobiorcy i wykonawcy dzieł) wraz ze składkami ZUS i wszystkimi innymi składnikami pensji, które stanowią przychód pracownika, zleceniodawcy lub wykonawcy dzieła.
2. nabycie materiałów i surowców, specjalistycznego sprzętu, które nie są środkami trwałymi;
3. odpisy amortyzacyjne od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wykorzystywanych w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, z wyłączeniem samochodów osobowych oraz budowli, budynków i lokali będących odrębną własnością.
4. odpłatne korzystanie z aparatury naukowo-badawczej wykorzystywanej wyłącznie w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, jeżeli to korzystanie nie wynika z umowy zawartej z podmiotem powiązanym z podatnikiem;
5. nabycie usługi wykorzystania aparatury naukowo-badawczej wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, jeżeli zakup usługi nie wynika z umowy zawartej z podmiotem powiązanym z podatnikiem;
6. koszty uzyskania i utrzymania patentu, prawa ochronnego na wzór użytkowy, prawa z rejestracji wzoru przemysłowego, poniesione na czynności wymienione w ustawach PIT i CIT,
7. ekspertyzy, opinie, usługi doradcze i usługi równorzędne, świadczone lub wykonywane na podstawie umowy przez podmiot będący jednostką naukową, a także nabycie od takiego podmiotu wyników prowadzonych przez niego badań naukowych, na potrzeby działalności badawczo-rozwojowej.

W rządowych planach na 2025 r. przewidziano rozszerzenie katalogu kosztów kwalifikowanych o specjalistyczny transport. Ponadto podatnicy będą mogli nabywać usługi określone w pkt 7 od podmiotów innych niż jednostki naukowe. W praktyce oznacza to możliwość rozliczania usług B2B w ramach ulgi B+R.

Wysokość odliczeń

Podstawową stawką dodatkowego odliczenia kosztów kwalifikowanych jest 100%. Tym samym koszt kwalifikowany jest w całości, drugi raz odliczony od dochodu. Prawdziwą premią są jednak koszty pracownicze, ponieważ te wydatki można odliczyć w wysokości 200% – mamy zatem do czynienia z trzykrotnym odliczeniem.

Warto dodać, że podatnicy, którzy mają status centrum badawczo-rozwojowego (CBR) mają szersze możliwości odliczeń. Tacy przedsiębiorcy odliczą 200% niemal wszystkich kosztów – wyłączone są koszty związane z uzyskaniem i utrzymaniem praw własności przemysłowej (pkt. 6 w powyższym zestawieniu). Jednocześnie, jeżeli CBR jest mikro, małym lub średnim przedsiębiorcą wszystkie koszty można odliczyć w wysokości 200%. Co więcej, podatnicy ze statusem CBR mogą rozliczać odpisy amortyzacyjne od budowli i budynków jako koszty kwalifikowane.

Koszty kwalifikowane mogą być odliczane w całości, jeżeli cały wydatek został poniesiony na cele prowadzenia działalności gospodarczej. Jednocześnie w przypadku, gdy dany wydatek dotyczy projektów B+R oraz zwykłej działalności, to nie ma przeszkód aby rozliczyć go proporcjonalnie. Na przykład dany pracownik może poświęcać 50% czasu na innowacyjne projekty, a drugie 50% czasu pracy na bieżącą działalność. W takiej sytuacji tylko 50% jego wypłaty będzie kosztem kwalifikowanym. Podobnie wyglądają rozliczenia innych kosztów, które dotyczą zarówno obydwu rodzajów działalności.

Dokumentowanie ulgi badawczo-rozwojowej

Podatnicy prowadzący działalność badawczo-rozwojową, którzy zamierzają skorzystać z odliczenia, są obowiązani w ewidencji rachunkowej, wyodrębnić koszty działalności badawczo-rozwojowej. Tak wydzielone koszty są podstawą do obliczenia wysokości ulgi badawczo-rozwojowej. Ustawy milczą w temacie tego jak takie wyodrębnienie powinno wyglądać, zatem podatnicy mają tu pewną dowolność. Swoją ewidencję kosztów kwalifikowanych mogą sporządzić w arkuszu excela lub innych dokumentach.

Ewidencja nie musi być prowadzona na bieżąco, ani też w okresach miesięcznych. Ulgę rozlicza się rocznie, wystarczy zatem aby podatnik wskazał koszty poniesione w ramach całego roku.

Szczególne istotne dla skorzystania z ulgi jest dokumentowanie kosztów pracowniczych. Chodzi o to, aby podatnik mógł wykazać, że ewidencjonuje czas pracy poświęcony przez danego podwładnego na działania z zakresu B+R oraz inne czynności.

Z naszej praktyki wiemy, że najlepiej gdy ewidencja stanowi kompleksową informację o projektach B+R, gdzie wskazuje się zaangażowane zasoby techniczne i ludzkie, cel i przebieg projektu.

Rozliczanie ulgi badawczo-rozwojowej

Ulgę badawczo-rozwojową rozlicza się w zeznaniu rocznym na podstawie sporządzonej ewidencji kosztów oraz specjalnego formularza PIT/BR lub CIT/BR.

W załączniku CIT/BR lub PIT/BR należy wskazać koszty kwalifikowane z podziałem na poniższe kategorie:

1. wynagrodzenia pracowników;
2. wynagrodzenia poniesione z tytułu umów cywilnoprawnych;
3. nabycie materiałów i surowców;
4. nabycie niebędącego środkami trwałymi sprzętu specjalistycznego;
5. ekspertyzy, opinie, usługi doradcze i usługi równorzędne;
6. odpłatne korzystanie z aparatury naukowo-badawczej;
7. nabycie usługi wykorzystania aparatury naukowo-badawczej;
8. koszty uzyskania i utrzymania patentu, prawa ochronnego na wzór użytkowy, prawa z rejestracji wzoru przemysłowego;
9. odpisy amortyzacyjne.

Kwota odliczenia w danym roku nie może przekroczyć kwoty dochodu. Na szczęście nierozliczona kwota ulgi nie przepada – można ją rozliczać przez kolejne 6 lat.

Dodatkowo, podatnicy rozpoczynający działalność mogą otrzymać zwrot gotówkowy nieodliczonej kwoty ulgi (chyba, że podatnik powstał w wyniku działań restrukturyzacyjnych). Takie samo prawo przysługuje w drugim roku działalności, jeżeli podatnik jest mikro, małym lub średnim przedsiębiorcą. To znaczy, że na koniec roku możemy otrzymać przelew od urzędu skarbowego z kwotą naszej oszczędności podatkowej (nieodliczone koszty kwalifikowane x stawka podatkowa).

Wreszcie, w przypadku rozliczania ulgi z poprzednich lat, podatnik otrzyma po prostu zwrot nadpłaconego podatku.

Uzupełnieniem ulgi badawczo-rozwojowej jest ulga na innowacyjnych pracowników, która polega na tym, że nieodliczoną kwotę ulgi można rozliczać poprzez pomniejszanie zaliczek na PIT od swoich podwładnych zaangażowanych w prace B+R w co najmniej 50% czasu pracy.

Czy ulga badawczo-rozwojowa to zaproszenie urzędu do kontroli?

Może wydawać się, że wysłanie PIT/BR lub CIT/BR wraz z rozliczeniem rocznym to kuszenie urzędu skarbowego do sprawdzenia naszej firmy. Tutaj należy wyjaśnić, że weryfikowanie możliwości korzystania z ulg podatkowych odbywa się zazwyczaj w ramach czynności sprawdzających. Jest to procedura, która z reguły polega na konieczności przesłania do skarbówki dokumentacji, która stanowi podstawę do skorzystania z ulgi podatkowej. Jeżeli wdrożenie ulgi przebiega w odpowiedni sposób nie ma podstaw, aby organy zakwestionowały nasze rozliczenia.

Najlepszą formą zabezpieczenia się przed agresją organu jest pozyskanie interpretacji indywidualnej. Jest to dokument wydawany przez Krajową Informację Skarbową, w której podatnik może zapytać czy dobrze rozumie stosowanie prawa w jego sytuacji. W ramach ulgi badawczo-rozwojowej chodzi o potwierdzenie prowadzenia działalności badawczo-rozwojowej oraz właściwe rozpoznanie kosztów. Interpretacja indywidualna chroni podatnika w ten sposób, że jeżeli zastosujemy się do jej treści to zmiana prawa lub interpretacji prawa nie będzie szkodzić podatnikowi. Innymi słowy, potwierdzenie prowadzenia działalności B+R przez KIS uniemożliwi odebranie korzyści ze stosowania ulgi B+R w przypadku przegranego sporu z organem podatkowym.

Wreszcie, stosowanie ulg podatkowych nie jest uznawane za schematy podatkowe i działania wymierzone w unikanie opodatkowania. Szef KAS stwierdził kiedyś, że pomimo, że podatnik korzystający z ulgi B+R odnosi korzyść podatkową i jest to jego główny cel działania to taki przedsiębiorca nie działa w sposób sztuczny, mając na celu oszustwo podatkowe. Skorzystanie z ulg jest rozsądnym sposobem działania, uzasadnionym ekonomicznie, który może przedsięwziąć przedsiębiorca działający zgodnie z prawem.

Podsumowanie

Jeżeli okazuje się, że Twoja firma jest bardziej innowacyjna niż myślałeś jesteś uprawniony do zwrotu podatku z dawnych lat oraz sporych odliczeń w przyszłości. Od piekarni po firmy budowlane, wiele przedsiębiorstw kwalifikuje się do znacznych oszczędności podatkowych.

Ulgi podatkowe gwarantują świetne rezultaty w oszczędzaniu pieniędzy na podatkach. Zwłaszcza w dolegliwych dla przedsiębiorców kosztach pracowniczych.

Dodatkowo rozpoznanie przejawów działalności badawczo-rozwojowej w swojej firmie może stanowić podstawę do poszukiwania dofinansowań na tego rodzaju działalność. Co więcej, w ustawach o podatkach dochodowych są jeszcze trzy inne ulgi związane z działalnością badawczo-rozwojową:

• ulga na prototyp
• ulga na innowacyjnych pracowników
• ulga IP Box

Na końcu nie można pominąć bezpiecznego charakteru stosowania ulg podatkowych. Skoro nawet skarbówka uważa, że ulgę badawczo-rozwojową stosuje rozsądnie działający przedsiębiorca, kierujący się prawem to nie można znaleźć lepszej zachęty.

Rafał Pazdyk, nasz doradca podatkowy pomoże Ci ustalić, czy Twoja firma kwalifikuje się do ulgi badawczo-rozwojowej oraz przeprowadzi Cię przez cały proces wdrożenia ulgi. Jeżeli chcesz sprawdzić czy możesz liczyć na oszczędności podatkowe, zapraszamy do kontaktu.