Kto powinien wdrożyć procedurę dotyczącą ochrony sygnalistów?

Ustawa o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 r. wprowadza nowe zasady ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa (tzw. sygnalistów). Zasady te nakładają obowiązki na szerokie spektrum podmiotów, zarówno w sektorze publicznym jak i prywatnym.

Ustawodawca niestety nie wskazał wprost katalogu podmiotów, którzych obejmuje obowiązek wprowadzenia procedur. Należy więc sięgnąć do przepisów, do których odwołują się poszczególne przepisy ustawy, w tym w szczególnści ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu z dnia 1 marca 2018 r..

Poniżej omówimy, na kogo nałożoni obowiązki oraz przedstawimy podstawy prawne, na których opierają się nowe regulacje.

Podstawy prawne

Podstawą prawną ustawy o ochronie sygnalistów jest przede wszystkim Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r., dotycząca ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (tzw. Dyrektywa o sygnalistach). Celem dyrektywy jest zapewnienie ochrony osobom zgłaszającym nieprawidłowości w różnych obszarach prawa unijnego, takich jak zamówienia publiczne, ochrona środowiska, zdrowie publiczne, prawa konsumentów, ochrona danych osobowych, a także przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.

W Polsce wdrożenie tej dyrektywy nastąpiło poprzez przyjęcie krajowej ustawy o ochronie sygnalistów, która weszła w życie 25 września 2024 r. Dodatkowo, istotnym uzupełnieniem przepisów w kontekście ochrony sygnalistów jest ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu z dnia 1 marca 2018 r. Obie te ustawy nakładają obowiązki na instytucje finansowe, prawnicze oraz inne podmioty, które mogą być świadkami lub uczestnikami zgłaszania naruszeń prawa.

Kogo dotyczy ustawa o ochronie sygnalistów?

Ustawa o ochronie sygnalistów dotyczy szeregu podmiotów, w tym przedsiębiorstw prywatnych, jednostek sektora publicznego, a także osób wykonujących zawody regulowane. Oto szczegółowy przegląd:

1. Przedsiębiorstwa prywatne

Zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów, wszystkie przedsiębiorstwa zatrudniające co najmniej 50 pracowników są zobowiązane do wdrożenia wewnętrznych procedur przyjmowania zgłoszeń o nieprawidłowościach. Natomiast zgodnie z art. 23 ust. 3 ustawy, próg zatrudnienia nie ma zastosowania do podmiotów działających w branżach szczególnie wrażliwych, tj.:

1. wykonujących działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych;
2. przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu:
3. bezpieczeństwa transportu;
4. ochrony środowiska;
5. objętych zakresem stosowania aktów prawnych UE wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937.

2. Jednostki sektora publicznego

Art. 23 ust. 4-5 ustawy nakłada obowiązek wdrożenia procedur zgłaszania nieprawidłowości na wszystkie jednostki sektora publicznego, w tym urzędy administracji, jednostki edukacyjne, ochrony zdrowia oraz instytucje kultury. Każda jednostka publiczna musi wyznaczyć osobę odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń oraz zapewnić odpowiednie kanały komunikacji.

3. Podmioty, na które nałożono obowiązki w związku z AML

Tak jak już wskazywaliśmy, lista podmiotów, która powinna wdrożyć procedury sygnalistów wynika chociażby z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu (AML).

Niektóre osoby wykonujące wolne zawody, np. notariusze, adwokaci, radcowie prawni, prawnicy zagraniczni, doradcy podatkowi, księgowi w zakresie czynności wynikających z ustawy AML. Ponadto, obowiązki te nałożono na pośredników ubezpieczeniowych, przedsiębiorców prowadzących działalność kantorową, pośredników w obrocie nieruchomościami, operatorów pocztowych, przedsiębiorców wykonujących działalność lombardową.

Należy zwrócić także uwagę, że odpowiednie procedury powinny posiadać także:

1. fundacje, w zakresie w jakim przyjmują ub dokonują łatności w gotówce o wartości równej lub przekraczającej równowartośc 10 000 euro, bez względu na to, czy płatność jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja, czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane;
2. stowarzyszenia posiadające osobowość prawną w zakresie, w jakim przyjmują lub dokonują płatności za towary w gotówce o wartości równej lub przekraczającej równowartość 10 000 euro, bez względu na to, czy płatność jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja, czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane;
3. przedsiębiorcy w zakresie, w jakim przyjmują lub dokonują płatności za towary w gotówce o wartości równej lub przekraczającej równowartość 10 000 euto, bez względu na to, czy płatność jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja, czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane.

Wyżej wymienione podmioty są zobowiązane do posiadania odpowiednich procedur zgłaszania naruszeń w organizacjach, w których pracują, zwłaszcza jeśli dotyczą one nieprawidłowości finansowych czy prawnych. Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy dodatkowo wzmacnia obowiązek zgłaszania naruszeń związanych z przestępstwami finansowymi.

Katalog zawarty w ustawie jest znacznie szerszy. Jeśli wiesz, że nałożono na Ciebie obowiązki związane z AML, to sięgnij do ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i upewnij się, czy w Twoim przypadku nie występuje konieczność wprowadzenia procedury ochrony sygnalistów.

4. Instytucje finansowe

Banki, firmy ubezpieczeniowe oraz instytucje kredytowe są szczególnie zobowiązane do przestrzegania przepisów ochrony sygnalistów. Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy dodatkowo nakłada na te instytucje obowiązek raportowania podejrzeń o przestępstwa finansowe oraz ochrony osób zgłaszających te naruszenia.

Obowiązki wynikające z ustawy o ochronie sygnalistów

Wszystkie podmioty objęte ustawą muszą spełniać szereg obowiązków:

1. Wdrożenie kanałów zgłaszania naruszeń – podmioty prawne muszą wdrożyć bezpieczne i poufne kanały zgłaszania nieprawidłowości.
2. Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za zgłoszenia – należy wyznaczyć osoby odpowiedzialne za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń.
3. Ochrona przed działaniami odwetowymi – sygnaliści muszą być chronieni przed działaniami odwetowymi ze strony pracodawcy lub podmiotu, z którym nawiązany jest inny stosunek prawny stanowiący podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji prawnych w podmiocie prawnym lub na jego rzecz;
4. Rejestracja i raportowanie zgłoszeń – Zgodnie z art. 17 ustawy, podmioty muszą prowadzić rejestry zgłoszeń oraz raportować przypadki naruszeń.

Podsumowanie

Ustawa o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 r., wraz z chociażby ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, nakładają obowiązki na przedsiębiorstwa, instytucje publiczne oraz osoby wykonujące tzw. wolne zawody, czy zawody regulowane.

Jeśli zastanawiasz się, czy powinieneś wdrożyć procedury w Twoim przedsiębiorstwie, skontaktuj się z nami.

W naszym poprzednim artykule na temat ochrony sygnalistów, znajdziesz odpowiedzi na podstawe pytania. Link do artykułu znajdziesz tutaj.

Kontakt

Jeśli potrzebujesz pomocy prawnej, skontaktuj się z naszą kancelarią pod numerem telefonu:
+48 690 009 732

napisz do nas e-mail:
info@walawski.com

Możesz również napisać do nas na Facebooku:
Nasz profil na Facebooku